Redactar una solicitud de propuesta (RFP) puede ser un proceso intimidatorio, pero no tiene por qué serlo. Ganar una RFP no es tarea fácil, ya que muchas organizaciones compiten por el mismo contrato. Pero con algo de preparación, atención al detalle y comprensión de su público objetivo, puede tener las mayores posibilidades de éxito.

Disponer de un conjunto de herramientas como qUniform es un elemento diferenciador enorme. Le ayudará a identificar y ofrecer características que otros no pueden.

El primer paso para preparar su propuesta es asegurarse de que entiende la solicitud. Asegúrese de leer detenidamente el documento, de identificar todos los componentes de la solicitud de propuestas, incluidas las fechas de vencimiento y los requisitos clave, y de responder a todas las preguntas que tenga antes de enviar el borrador final. Una vez que se sienta cómodo con lo que se requiere, tómese su tiempo para desarrollar un esquema completo de su estrategia de RFP y asegúrese de que su equipo está de acuerdo con ella antes de seguir adelante.

El siguiente paso consiste en comprender realmente quién revisa la propuesta y qué necesita de ella para tomar una decisión. Investigar a la organización o a la persona en cuestión puede ayudarle a determinar cómo debe estructurar la respuesta para que destaque claramente qué hace que su organización se ajuste a sus necesidades. Considere la posibilidad de crear un personaje que represente al público objetivo: esto puede ayudar a crear un mensaje eficaz y establecer la credibilidad desde el principio.

Cuando llegue el momento de redactar la propuesta, recuerde que debe centrarse en responder directamente a cada uno de los componentes de la solicitud de propuestas en la medida de lo posible y evitar a toda costa el lenguaje incoherente y la jerga. Si hay alguna información adicional que pueda parecer útil pero no forma parte de lo solicitado, considere la posibilidad de añadirla al final en forma de apéndice en lugar de insistir en ella en el cuerpo principal del texto.

Por último, no te olvides de la presentación: dar un formato adecuado a los documentos les da legitimidad y ayuda a los lectores a centrarse en los puntos clave con facilidad, por lo que es más probable que los asimilen correctamente. Por lo tanto, dedicar tiempo a la creación de diseños nítidos con fuentes coherentes se verá recompensado con creces cuando alguien lea las propuestas una tras otra durante varios días o semanas. Un fondo blanco liso acompañado de una fuente negra o de temas de color en todo el documento debería funcionar bien cuando se presenta en formato PDF; lo que mejor se adapte a las directrices de tu marca también está bien.

Ganar una RFP puede no ser fácil, pero si se hace bien, puede recompensar enormemente a las organizaciones con nuevos contratos y oportunidades de negocio. Por lo menos, no lo olvide: investigue a fondo de antemano, sea específico, utilice el formato con prudencia y manténgalo todo profesional hasta que llegue el día del plazo de presentación. Mucha suerte.

He aquí un excelente seminario web en NAUMD : Venta de uniformes: How To Win RFPs And Program Contracts By Facilitating Employee Allotments - NAUMD, Asociación de Fabricantes y Distribuidores de Uniformes, una red mundial